„Was kostet das?“ ist meistens die erste Frage, wenn es um E-Mail-Marketing geht. Die ehrliche Antwort: Es hängt davon ab, wer es macht, wie viel gebaut werden muss und welches Tool du nutzt. Damit du trotzdem eine belastbare Vorstellung bekommst, zerlegen wir die Kosten hier in ihre Bausteine, vergleichen Agentur, Freelancer und eigene Mitarbeitende und zeigen dir, ab wann sich der Kanal rechnet.
Wovon die Kosten abhängen
Die Gesamtkosten setzen sich immer aus drei Blöcken zusammen: dem E-Mail-Tool, dem einmaligen Aufbau und der laufenden Betreuung. Wie hoch jeder Block ausfällt, bestimmen vor allem vier Faktoren:
- Die Größe deiner Liste, weil die meisten Tools nach Kontakten abrechnen
- Wie viel schon vorhanden ist, etwa Templates, Automationen oder eine saubere Datenbasis
- Wie komplex dein Geschäft ist, zum Beispiel mehrere Sprachen, Zielgruppen oder Produktwelten
- Wie oft du Kampagnen verschicken willst
Ein kleiner Shop mit einer Zielgruppe und 3.000 Kontakten hat deshalb ganz andere Kosten als ein Softwareanbieter mit drei Märkten und 80.000 Kontakten.
Kostenblock 1: Das Tool
Für kleine Listen gibt es bei vielen Anbietern kostenlose Einstiegstarife mit eingeschränkten Funktionen. Für ernsthafte Automationen mit Shop-Anbindung und Segmentierung brauchst du in der Regel einen bezahlten Tarif. Bei einigen tausend Kontakten liegen die Kosten meist im zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat. Mit wachsender Liste steigen sie entsprechend.
Die Unterschiede zwischen Klaviyo, Brevo, ActiveCampaign, CleverReach, Mailchimp und HubSpot sind beim Preis teils erheblich. Wichtiger als der günstigste Tarif ist aber, ob das Tool die Daten bekommt, die deine Automationen brauchen. Ein billiges Tool ohne saubere Shop-Anbindung kostet dich am Ende mehr, als es spart.
Spartipp: Entferne regelmäßig inaktive Kontakte. Viele Unternehmen zahlen jeden Monat für Tausende Adressen, die seit Jahren nichts mehr geöffnet oder gekauft haben. Das kostet Geld und schadet der Zustellbarkeit.
Kostenblock 2: Der Aufbau
Der Aufbau ist eine einmalige Investition. Er umfasst alles, was nötig ist, damit der Kanal überhaupt Umsatz bringen kann:
- Analyse der Liste, der Zustellbarkeit und der bestehenden Strecken
- Einrichtung oder Umzug des Tools inklusive Domain-Authentifizierung
- Templates im eigenen Design, getestet in den gängigen Mailprogrammen
- Die wichtigsten Automationen mit Texten und Logik
- Rechtliche Grundlagen wie Double-Opt-In und Einwilligungsnachweise
- Tracking, damit der Umsatz je Strecke messbar ist
Wie viel davon gebraucht wird, entscheidet über den Preis. Ein Einstieg mit Willkommensstrecke und einem Template ist schnell umgesetzt. Ein vollständiges Fundament mit mehreren Automationen, Segmentierung und Kampagnenplan dauert deutlich länger. Welche Automationen sich meist zuerst lohnen, zeigt unser Beitrag zu den fünf wichtigsten E-Mail-Automationen.
Kostenblock 3: Die laufende Betreuung
Nach dem Aufbau laufen die Automationen weitgehend von selbst. Was bleibt, sind Kampagnen, Tests, Pflege und Auswertung. Ob du dafür Unterstützung brauchst, hängt vor allem davon ab, wie oft du versenden willst und ob im eigenen Team jemand Zeit und Erfahrung dafür hat.
Typische Aufgaben in der laufenden Betreuung sind: Kampagnen planen, schreiben und versenden, Automationen prüfen und verbessern, Tests auswerten, Zustellbarkeit überwachen und einmal im Monat berichten, was der Kanal eingebracht hat.
Agentur, Freelancer und Inhouse im Vergleich
Für die Umsetzung gibt es drei Wege. Jeder hat seine Berechtigung, aber nicht jeder passt zu jedem Unternehmen.
| Kriterium | Agentur | Freelancer | Inhouse |
|---|---|---|---|
| Kostenmodell | Festpreis oder Monatspauschale | Meist Stunden- oder Tagessatz | Gehalt plus Nebenkosten |
| Fixkosten | Keine, kündbar | Keine, kündbar | Hoch und langfristig |
| Startzeit | Wenige Wochen | Wenige Wochen | Mehrere Monate inklusive Suche |
| Kompetenzen | Strategie, Design und Technik | Oft ein Schwerpunkt | Abhängig von einer Person |
| Vertretung | Im Team gesichert | Meist nicht gegeben | Nur mit weiteren Stellen |
| Produktwissen | Muss aufgebaut werden | Muss aufgebaut werden | Am tiefsten |
Agentur
Eine Agentur lohnt sich, wenn du schnell ein vollständiges System brauchst und Strategie, Design und Technik von einem Team willst. Achte auf Festpreise statt offener Stundenabrechnung und darauf, dass Zugänge, Templates und Strecken dir gehören.
Freelancer
Ein Freelancer ist eine gute Wahl, wenn du eine klar umrissene Aufgabe hast, etwa Texte für eine Strecke oder die technische Einrichtung eines Tools. Die Tagessätze liegen je nach Erfahrung und Schwerpunkt grob zwischen 500 und 1.000 €. Schwierig wird es, wenn du mehrere Disziplinen brauchst und selbst zwischen verschiedenen Dienstleistern koordinieren musst.
Inhouse
Eine eigene Stelle lohnt sich, wenn E-Mail ein großer, dauerhafter Umsatzkanal ist und genug Arbeit für eine volle Stelle anfällt. Rechne neben dem Gehalt, das für erfahrene E-Mail-Marketing-Manager grob zwischen 45.000 und 65.000 € brutto im Jahr liegt, mit Arbeitgeberanteilen, Weiterbildung, Ausstattung und der Zeit für Suche und Einarbeitung. Und überleg, wer übernimmt, wenn die Person krank ist, Urlaub hat oder geht.
Die genannten Spannen sind grobe Orientierungswerte für den deutschen Markt und schwanken je nach Region, Erfahrung und Branche.
Kosten, die oft vergessen werden
- Abrechnung nach Stunden ohne Obergrenze, die sich über Monate summiert
- Toolkosten für Kontakte, die längst inaktiv sind
- Abhängigkeit, wenn Zugänge und Vorlagen beim Dienstleister liegen
- Rechtliche Risiken durch fehlende Einwilligungsnachweise
- Der Umsatz, der jeden Monat ohne Automationen verloren geht
Der letzte Punkt ist der teuerste, taucht aber in keiner Rechnung auf. Jeder Monat ohne Warenkorbstrecke, Willkommensstrecke oder Nachkauf-Mails sind Bestellungen, die nicht stattfinden.
Wann sich E-Mail-Marketing rechnet
Die entscheidende Frage ist nicht, was E-Mail-Marketing kostet, sondern was es bringt. Dafür reicht eine einfache Rechnung: Wie viel zusätzlicher Umsatz entsteht durch den Kanal, und wie viel davon bleibt nach Abzug der Kosten übrig?
Beispielrechnung: Ein Shop macht 30.000 € Umsatz im Monat, davon bisher 5 Prozent über E-Mail. Steigt der Anteil durch neue Automationen auf 20 Prozent, sind das 4.500 € zusätzlicher Umsatz im Monat. Bei einer Marge von 40 Prozent bleiben davon 1.800 € Rohertrag. Damit rechnet sich ein einmaliger Aufbau in wenigen Monaten, und danach arbeitet der Kanal weiter. Die Zahlen sind ein vereinfachtes Beispiel. Mit deinen eigenen Werten kann das Ergebnis höher oder niedriger ausfallen.
Wichtig ist, dass du den Erfolg in Euro misst und nicht in Öffnungsraten. Wie das geht, steht in unserem Beitrag zu den wichtigsten E-Mail-Marketing Kennzahlen.
Unsere eigenen Preise findest du übrigens offen auf der Seite Leistungen und Preise: Festpreise für den Aufbau ab 990 € und laufende Betreuung ab 690 € im Monat.
Fragen, bevor du beauftragst
- Gibt es einen Festpreis für den Aufbau?
- Was genau ist im Preis enthalten?
- Wie lange ist die Mindestlaufzeit?
- Gehören Zugänge und Vorlagen mir?
- Wer ist im Urlaub oder Krankheitsfall zuständig?
- Wird in Euro berichtet oder in Öffnungsraten?
- Sind Strategie, Design und Technik abgedeckt?
- Wie wird die Rechtssicherheit sichergestellt?
- Wann sind die ersten Strecken live?
- Gibt es Referenzen aus meiner Branche?
- Welche Toolkosten kommen dazu?
- Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?